Portail Vocal

Le portail vocal assure la prise en charge des appels. En fonction des heures de la journée, il peut diffuser une annonce différente (ouvert / Fermé).

Il vous permet aussi de créer, très simplement, une annonce permettant d'informer les appelants d'une situation de crise (ex : Pandémie H1/N1), évitant ainsi la mobilisation de vos agents pour diffuser une information récurrente.

Standardiste Virtuelle

L'assistante virtuelle effectue le travail d'une standardiste et traite les appels en fonction des caractéristiques du destinataire de l'appel. Pour une parfaite distribution des appels, elle est capable d'identifier les services mais aussi les fonctions des services. Il arrive souvent que le secrétariat d'un service soit une entité totalement différente de celle qui prend les rendez-vous pour le même service. L'appelant peut s'exprimer librement, tout comme si il s'adressait à une personne.

Compréhension de la demande en langage naturel,
Identification du destinataire (service, fonction ou personne),
Gestion des incompréhensions,
Gestion intelligente des ambiguïtés,
Implication de vos opérateurs uniquement en cas de besoin

Assistante Virtuelle

Une fois le destinataire de l'appel identifié, Dialoca Santé traite l'appel en fonction des paramètres de ce dernier. La gestion de la non-réponse et de l'occupation permet de transférer l'appel sur plusieurs postes successifs, et, en cas de non réponse, de prendre un message et de le notifier par email avec fichier sonore attaché.

L'assistante gère aussi, pour chaque entité, des créneaux horaires permettant d'effectuer des traitements différents. C'est ainsi qu'un appel destiné à un secrétariat qui est fermé, pourra se voir diffusé une annonce indiquant les horaires d'ouverture.

Standardiste Virtuelle Patients

Comme la standardiste Virtuelle ci- dessus, elle permet de desservir les appels pour les patients dans leurs chambres. Les appelants peuvent s’exprimer naturellement en prononçant le nom de la personne ou par une simple saisie du numéro de chambre.
En fonction du système de gestion de l’établissement, une importation automatique des données patients peut être effectuée dans l’environnement Dialoca Santé, évitant ainsi toute double saisie.
Il est à noter que cette fonction permet la suppression des lignes directes associées aux patients.

Mesure de la réponse de l'établissement

L'assistante virtuelle intègre des statistiques temps réel et différées qui en font un véritable outil de pilotage de l'organisation. Pour chacune des annonces (ex : Ouvert/ Fermé) elles donnent à l'exploitant une vision précise sur la réponse de chaque entité (services, secrétariat, rendez-vous,...) pour une amélioration conséquente de l'accueil téléphonique de l'établissement.